Obudź swoją Produktywność
Książka, dzięki której zaczniesz planować swoje życie i zapanujesz nad chaosem wokół siebie.
Zacznijmy od początku. Czym tak naprawdę jest produktywność? Bazując na wikipedii:
„Produktywność – jest stosunkiem ilości wytworzonej oraz sprzedanej produkcji w określonym i rozpatrywanym czasie, do ilości wykorzystywanych lub zużytych zasobów wejściowych”.
Kontekst produktywności w tym ujęciu nie do końca odpowiada na moje pytanie. Definicja ta jest zdecydowanie zbyt ogólna i dotyczy raczej produkcji. Ja chciałbym się jednak skupić na czymś innym.
Ostatnimi czasy powstała kategoria, a wręcz nurt – Productivity apps – pomaga ona ludziom zwiększyć wydajność, zaoszczędzić czas, lepiej się zorganizować w codziennych zadaniach, w życiu i w pracy.
A czym w takim razie jest Evernote? Po raz kolejny zapytajmy wikipedię:
„Evernote – program do przechowywania codziennych notatek. Evernote pozwala udostępniać notatki i zdjęcia oraz organizować i wyszukiwać dane za pomocą wielu platform. Użytkownik może tworzyć notatki, zapisywać strony internetowe, a także zdjęcia z telefonu komórkowego oraz tworzyć listy zadań i nagrywać wiadomości głosowe. Wszystkie dane są zsynchronizowane z serwisem Evernote i są dostępne dla użytkowników Windows, Mac, Web oraz urządzeń przenośnych.”
Ta definicja jest już bliższa prawdy i tego o czym chciałbym dziś napisać. Napisanie tego artykułu zajęło mi trochę czasu. W zasadzie trudniej się było zebrać niż go napisać, ale najważniejsze, że się udało. Zawsze chciałem podzielić się moimi doświadczeniami z Evernote. Przeczytałem wiele artykułów, postów, forów, a nawet świetną książkę Evernote Essentials autorstwa Breta Kelly. Wiele z nich mówi o tym jak powinno się korzystać z Evernote, narzucając ten jedyny sposób. Przyznać trzeba, że niektóre z nich były co najmniej ciekawe, inne inspirujące jak wspomniany we wcześniejszym wpisie artykuł o wykorzystaniu Evernote do spisania celów życiowych. Konkluzją dla mnie po przeczytaniu jest to:
Jedyny i najlepszy sposób na wykorzystanie Evernote to…
TEN KTÓRY NAJBARDZIEJ ODPOWIADA TOBIE!
Oczywiście czerpanie inspiracji od innych, które można ulepszać ma sens, ja odradzam jednak branie tego co jest i próbę dostosowania się do szablonu. Evernote jest bardzo elastycznym narzędziem i najlepiej z niego korzystać w sposób naturalny dla nas. W internecie można znaleźć sporo artykułów o różnych modelach korzystania z tej aplikacji. Przykładowo, ograniczyć liczbę notatników, a skupić się na korzystaniu z tagów. Dla mnie osobiście to nie jest najlepszy układ. Ja bazuję na stosach notatników. Mam grupy dla każdej ze sfer swojego życia, domowej oraz biznesowej. Muszą być one od siebie odseparowane, trzeba przecież zachować Work Life Balance, a w tym świetnie pomoże właśnie Evernote.
Zamiast mówić Jak masz żyć, podzielę się z Tobą tym jak ja to robię. Poniżej znajdziesz krótki opis mojej strategii pracy. Zanim do tego przejdziemy chciałbym jednak powiedzieć jeszcze kilka słow: po pierwsze, Evernote oszczędza czas i zapewnia dostęp do wszystkich twoich notatek z dowolnego miejsca. Po drugie, nie jest to post sponsorowany w żaden sposób, w Polsce jesteśmy przyzwyczajani do hasła: Audycja zawierała lokowanie produktu, ja natomiast chciałbym podzielić się moimi doświadczeniami. Jeśli komuś to pomoże, super, jeśli nie, też super, bo ja już napisałem ten post i mój rozwój się dokonał. Mam nadzieję, że kogoś jednak uda mi się zainspirować. Zachęcam do korzystania z aplikacji zarówno w pracy jak i w domu. Prawda jest taka, że im więcej z niego korzystasz, tym bardziej będzie Ci przydatny. Aplikacja rozwija się razem z Tobą, ja korzystam z niej od kilku lat a mam wrażenie, że nie wykorzystuje nawet 30% jej potencjału….
Chciałbym jeszcze wspomnieć tylko o przejściu na (paperless workflow) elektroniczny system pracy (ale to brzmi…). Mam stertę papierów, paragonów, dyplomów i kartek, których nie chcę wyrzucić, a zrobienie zdjęcia czy nawet skanowanie tych stert to dla mnie za dużo. Postanowiłem kupić ten skaner, rozwiązał on moje problemy. Zapomniałem dodać, że jestem użytkownikiem Premium (nie, nie płaciłem…o dziwo mój internet T-Mobile dał mi rok za darmo, a skaner kolejny rok, ponadto można zbierać punkty i za nie kupować opcję preium), dzięki czemu wyszukiwanie obejmuje również dokumenty, które są załączone do notatek (PDF, doc, xls oraz wszelkiego rodzaju obrazki). Evernote opracował genialny algorytm i system OCR, który potrafi wyszukiwać naprawdę mało wyraźne bazgroły… Kilka trików o przejściu na elektroniczny system w biurze można znaleźć tutaj, artykuł Taylora Pipes.
A teraz do senda, krótki opis tego jak Ja używam Evernote.
1. Notatki
Patrząc na hard userów, o których można poczytać w internetach ja jestem prawdziwym świeżakiem, na ten chwilę mam około 1200 (774 przed skanerem) notatki zapisane w moich zeszytach (eng. notebooks). Znam ludzi, którzy mają ich ponad 10 tyś, no ale od czegoś trzeba zacząć. Poza tym nie o ilość tu przecież chodzi, prawda? No właśnie… Czy aby na pewno? Tutaj warto by się zatrzymać i pomyśleć, dlaczego w ogóle korzystam z tej aplikacji i dlaczego popełniłem ten artykuł.
W zasadzie chyba każdy robi notatki, w ten czy inny sposób, ale je robi. Jedni korzystają z zeszytów, kalendarzy, kartek papieru, karteczek sticky notes, elektronicznych notatników (które również działają z Evernote), są też tacy, którzy wszystko pamiętają, co oczywiście nie zawsze jest prawdą. Znam też takich, którzy w zasadzie korzystają ze wszystkich tych tworów + robią notatki w outlooku czy smartfonie. Problem z takim systemem jest tylko jeden. Kartka została w biurze, teczce lub po prostu zaginęła, kalendarz jest za ciężki, żeby go wszędzie nosić, a notatka w telefonie jest niekompletna i zrobiona na szybko bez ładu i składu. A gdyby tak nie rezygnować z żadnego z tych sposobów notowania, a jednak mieć dostęp do wszystkich notatek zawsze i wszędzie? Teraz z pomocą przychodzi Evernote. Możesz notować w trakcie spotkań, możesz zrobić zdjęcie notatki i zrobić z niej załącznik (będąc użytkownikiem Premium wyszukiwarka będzie przeszukiwać również zdjęcia), dodatkowo możesz wrzucić inne pliki, które mogą się kiedyś przydać. Wszystko to będzie dostępna na wyciągnięcie ręki, w telefonie, tablecie, komputerze.
2. Notatniki
W swojej konfiguracji posiadam pokaźną ilość notatników, w przeciwieństwie do niektórych sugestii, które znalazłem w sieci. Lubię mieć wszystko zorganizowane w ten sposób, pocztę organizuję w folderach, podobnie tutaj. Mam 4 grupy stosów:
- Prywatne
- Praca
- Szkoła
- Gneo
W prywatnych, jack same nazwa wskazuje, znajdują się głównie notatki związane z życiem prywatnym, przykłady notatników:
- Artykuły – tutaj zapisuję sobie teksty warte uwagi lub warte zarchiwizowania
- Książki – warte przeczytania, sugestie, zdjęcia okładek, żeby nie zapomnieć.
- Dokumenty – wszystkiego rodzaju „dokumenty”, kategoria szeroko pojęta
- Zdrowie – trochę ćwiczę na siłowni, tutaj zapisuję swoje wyniki, lubię mieć odniesienie, lubię też konkurować, tak też monitoruję postępy
- Cele – na każdy rok, chyba nie trzeba tłumaczyć
- Blog – pomysły na nowe artykuły/posty
- Moto – notatki związane z motocyklem
- Wizytówki – skanuję wizytówki, jest to jedna z #$%^&* funkcji EN
Notatnik Szkoła został zorganizowany na podstawie zajęć – jakiś tytuł trzeba zdobyć, aktualnie mgr.
Praca – tutaj korzystam z opcji per pracodwaca. W zasadzie dopiero zmieniłem pracę, starych notatek nie wykasuję, przecież nie wiadomo kiedy to się może przydać. Kategorie są rozbite na:
- Większych klientów – dla tych są oddzielne notatniki, kiedy jest więcej niż jeden projekt
- Partnerzy – producencji, dystrybucja, szkolenia itp.
- Klienci – ogólnie, wszystkie pojedyncze notatki ze spotkań
- Seminaria – często jeżdżę na większe i mniejsze kongresy, targi itp. Dobrze być przygotowanym, przed i po.
- Ogólne – typowy inbox, gdzie wpadają wszystkie notatki, a potem następuje ich segregacja
Niektóre z tych notatek bądź notatników są współdzielone z kolegami z pracy, zależy, bo z nieznanego mi powodu, nie wszyscy korzystają (jeszcze) z Evernote.
Ostatni ze stosów to Gneo – aplikacja na iOS do priorytetyzacji zadań. Miałem tam kilka list, ale przestałem korzystać z aplikacji z powodu braku portów na OS X czy Windows, apka tylko na iPhone czy iPad to za mało…
Jest jeszcze !Inbox – podstawowy notatnik, do którego wpadają notatki. Staram się utrzymywać ją na poziomie zero zgodnie z polityką zero inbox.
3. Tagi
Jeszcze nie zacząłem korzystać z tagów na poważnie. Widzę pewien potencjał, ale jakoś nie mogę się do nich przekonać. Pewnego dnia to nastąpi, ale na dziś to raczej podgląd niż użwanie, te poniższe używałem głównie do pracy.
Po bardzo krótce – tak korzystam z Evernote. Teraz stwierdzam, że to nawet nie rekomendacja, a manifest tego jak ja żyję i organizuję swój czas. Warto też przeczytać wspomnianą książkę Evernote Essentials sam przekonasz się, czym jest:
a) dobre pióro – nie to co u mnie
b) co możesz osiągnąć z Evernote
Nie zamierzam tutaj rozpisywać się o innych aspektach aplikacji – takich jak EN business, work chat czy presentation mode, który pewnie pokochasz (jak ja), ale coś musi zostać niedopowiedziane, aby mógł powstać kolejny artykuł lub żeby zainteresować Ciebie i zachęcić do wypróbowania tego narzędzia.
Pamiętaj tylko aby się nie zniechęcać, trzeba mieć około 50-100 notatek i zaglądać tam często, aby zrozumieć gdzie drzemie moc tej aplikacji.
Na sam koniec powiem tylko, że Evernote to nie jedyna aplikacja, istnieje wiele podobnych narzędzi tego typu, jak np. Microsoft OneNote, ale nie jest on dostępny na wszystkich platformach. Silniki wyszukiwania również nie są tak dopracowane, choć pewnie mają swoich fanów. Zachęcam do spróbowania 🙂
Enjoy!
2 komentarze
[…] czasy odkopałem teczkę z dokumentami z tamtego okresu do skanowania (więcej w poście o Evernote). Tam oto znalazłem kilkanaście inspirujących cytatów, spisanych z małego kalendarzyka, który […]
[…] Evernote – krótki opis jak ja używam tego narzędzia jest tutaj […]